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第二章 组织架构与管理制度（第1页）

Q企业为了追求经营的目标，实现最大的利润，必须建立一套完整而严密的组织架构与管理制度。组织架构就如同建造一座高楼大厦，打好地基后先建框架然后才能砌砖、装修。企业要想正常运转，就必须设置相关部门并配备合适的人员才行。采购部门的架构与管理制度因企业规模的不同往往存在很大差异，但采购部门的作用却都是不可低估的。

采购组织的四大类型

采购组织的类型共分为四种：分散型采购组织、集中型釆购组织、混合型釆购组织和跨职能釆购小组。

1。分散型采购组织

分散型采购组织有一个明显的特点就是当经营单位采购的原材料出现问题时，负责人不仅要对原材料质量负责，而且对他自己的财务后果负责。因此，这个经营单位的管理要对其所有的采购活动负完全责任。这种组织的缺点之一是不同的经营单位可能会与同一个供应商就同一种产品进行谈判，结果达成了不同的采购条件。当供应商的能力受到限制时，经营单位相互之间就会成为真正的竞争对手。

分散型釆购组织对于拥有经营单位结构的跨行业公司有着巨大的吸引力。每一个经营单位采购的产品都是惟一的，并且与其他经营单位所釆购的产品有显著的不同。在这种情况下规模经济职能会提供有限的优势或方便。

2。集中型采购组织

在集中型釆购组织结构下，在公司层次上可以找到中心采购部门，在中心采购部门里，公司的釆购专家在战略和战术层次上进行运作。产品规格的决策被集中制定（通常与中心工程技术或研发机构紧密合作），在供应商选择的决策上也是如此；与供应商之间的合同的准备阶段和洽谈过由经营性公司实施的。

通用汽车公司（欧洲）和大众公司可以被当作将其战略和战术采购业务集中到一个相当高程度的例子。其他的例子有施乐公司、福特汽车公司和凯特皮勒公司。这种组织的主要优点是，通过采购协作可以从供应商处得到更好的条件（在价格以及服务和质量方面）。另一个优点是它将促进釆购朝向产品和供应商标准化的方向发展。

但集中型采购的缺点也是明显的：单独的经营单位的管理层只对采购的决策负有限的责任。通常的问题是经营单位的管理人员相信他们能够靠自己达到更好的目标，并将单独行动;这样他们将逐渐削弱公司采购部门的地位。

这种结构在几个经营单位购买相同产品，并在同时对他们具有战略重要性的情况下是合适的。

3。混合型采购组织

在有些制造企业中，在公司一级的管理层次上设立公司釆购部门，然而独立的经营单位也进行战略和战术采购活动。在这种情况下，公司的采购部门通常处理与采购程序和方针的设计相关的问题。此外，它也可能定期进行审计，但一般是经营单位的管理层要求它这样做的时候。

一般情况下，中心采购部门也会对战略釆购品进行详细的供应市场研究。经营单位的采购部门可以通过定期发布的小册子、公告或网络利用这些研究结果。此外，公司的采购部门还可以作为促进或解决部门和经营单位之间的协调工具。然而，它并不进行战术采购活动。这种活动完全由部门或经营单位的

采购组织实施。最后，这种结构中的公司采购部门可能对釆购部门的人力资源管理负责。

4。跨职能采购小组

跨职能采购小组是采购中一种比较新颖的组织形式，这里以IBM公司的采购小组为例来进行介绍。1992年，IBM公司由于财务出现了巨大的亏损，因此，IBM的采购职能被加以重组。IBM的新釆购组织采用了一个与供应商的单一联系点（商品小组），由这一商品小组为整个组织提供对全部部件需求的整合。合同的订立是在公司层次上集中进行的。然而，在所有情况下的釆购业务活动都是分散的。

为实现经营战略和商品管理的“实质性”集中化，整个公司流程在采购执行层次被结合起来釆购部件和其他与生产相关的货物是通过分布在全球的釆购经理组织的（参见图2-4）0这些经理对某些部件组合的采购、物料来源和供应商政策负责。他们向首席釆购官（CPO）和他们自己的经营单位经理汇报。经营单位经理在讨论釆购和供应商问题以及制定决策的各种公司业务委员会上与CPO会晤。CPO单独与每一个经营单位经理进行沟通，这样就可以使公司的采购战略与单独的部门和经营单位的需要相匹配。这保证了组织中的采购和供应商政策得到彻底的整合。IBM通过这种方法将其巨大的采购力量和最大的灵活性有机地结合在一起。

对于与生产相关的物料的采购，IBM追求的是全球范围内的统一釆购程序。供应商的选择和挑选应遵循统一的模式。他们越来越集中于对主要供应商的选择和他们签订合同，这些供应商以世界上最先进的水平提供产品和服务并且在全球存在。这导致了更低的价格和成本水平、更好的质量、更短的交货周期，并因此形成最少量的库存。这种方法导致了更少的供应商和逐渐增加的相互联系，因为釆购总额被分配给更少的供应商。因此可以更多地关注价值链中的与单个供应商的关系，并可以发展以持续的绩效改善为基础的关系。

【采购感悟】

企业釆购部门的设立应根据企业具体情况而定。

采购管理制度的全面性

采购管理的主要制度包括采购领导制度、经济责任制度、监督制度和民主管理制度。

1。采购领导制度

采购领导制度，即釆购决策制度，按釆购什么、采购多少、什么时候釆购等决策权属于哪一级来划分领导制度。具体有三种：

（1）

集中制

采购的决策权集中于总公司，其他分公司或分厂没有采购的权力，适用于小企业或分公司（分厂）较集中的企业釆用，集中制的特点是：

①采购数量大，能享受一定数量的折扣，降低进价。

②集中釆购，统筹安排，可节约大量人力、物力、财力。

③目前一些连锁店大都采用这种决策制度，例如日本的八佰伴集团就曾采用这种决策制度。

（2）

分散制

将釆购的决策权分散于各个分公司或分厂。一般大规模企业，且分公司（分厂）分散在各地，企业的各分公司（分厂）所需的物资差异较大时，企业常采用这种领导制度。采用这种领导制度能充分调动分公司（分厂）领导的积极性，减少了内部物资的调拨手续，但不利于釆购资金的统一管理，浪费人力、物力、财力，无法享受价格优惠，容易增加釆购成本。

（3）混合制

若企业的分公司（分厂）所需的物品相同，且采购金额较大时，由总公司统一釆购，对于各分公司间有差异的、金额较小的、临时性釆购的物品由分公司自行釆购。这样，一方面能使采购资金较合理地统一管理，又能调动各分公司的积极性，及时满足经营的需要。

2。经济责任制度

经济责任制是按照客观经济规律的要求，以提高经济效益及服务质量为目标，科学地确定相关部门、人员经济职责、利益权力的一项管理制度。明确经济责任制，有利于维护采购队伍的良好的工作秩序，提高工作效率，重视经济核算，从而提高经济效益。釆购部门的经济责任制度通常有以下几个方面：