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第七章 订单跟踪及物料管理（第1页）

采购的目的是为了及时取得符合生产要求的物料，所以必须要对订单进行跟踪，促使供应商及时交货。在交货的同时，要对物料进行检验和管理，确保物料的规格、性能落到实处，确保库存的物料数量恰到好处，既保证了生产的正常进行，又减少了库存费用。

采购认证的技巧

采购认证是一项技术要求较高、程序较繁杂的工作，它既涉及对市场供应情况的了解，与企业其他部门之间的协调，还必须掌握一些技巧。

1。抓好采购认证的关键点

对采购认证人员来说，要做好采购认证工作是一件比较困难的事，认证人员需要有深厚的专业知识，而且需要有丰富的经验和技巧。

在整个釆购认证过程中，选择适当的供应商是采购工作成功的关键。俗话说：“男怕入错行，女怕嫁错郎。”而对于采购工作来说，最怕我错供应商了。如果供应商选择不好，日后难免出现质量差、不能准时交货等问题。因此，对釆购认证人员来说，首先应在更广泛的范围里寻找供应商，如参加国内外专业展览会，查看专业采购报刊、国家和地区贸易指南等来寻找供应商。对于供应商的选择，既可以选择独家供应商，也可以选择多家供应商，这要根据企业的具体情况来考虑。独家供应商易于管理，也可以享受到一定比例的优惠，但不容易把握市场的动态，常出现原料供给不足或短缺的现象。如果条件可以的话，对于同一物料，还是要选择2-3家供应商来供应，这样既可以有个比较，促进供应商之间的竞争，又可以保证供货不中断。认证人员也可以分阶段选择供应商，先选择多家供应商供应，再从中选择最好的一家，之后再选择多家供应，如此交替选择，进行合理的选择、比较和淘汰，从而为企业选择出最优秀的供应商。

认证人员在选择、评价供应商时，供应商的质量、价格、供应和服务四个方面是抓好认证工作的关键点：

（1）合适的质量

质量的选择应根据实际情况而定，并不是质量最好的就是最合适的。在选择供应商时，选择那些质量管理体系完善（通过IS09000的企业优先）、设备先进、技术国内领先的企业，作为合作伙伴。并且在认证过程中，定期对供应商的计量、质量、技术管理水平、产品合格率、设备技术状况等进行考察、评定。

（2）较低的价格

供应商的产品价格是选择供应商的一个重要方面，任何企业都希望所釆购到的物料是质优价廉的。而对于供应商来说，总是想办法抬高物料的价格，这就要求采购人员在考虑保证其他条件不变的情况下，如何来降低价格。采购认证人员可以考虑下面两个方面：一是对于质量稳定，价格合理并进行长期合作的供应商给予优先考虑；二是通过信息交流和分析，考察供求关系，了解物资价格的变动趋势。

釆购认证人员在采购时也不能一味地追求低价格，而忽视了其他方面。

（3）持续供应

持续供应能力是对生产类物料供应商进行认证的一个重要条件，在认证合同中必须要签订约束供应商持续供应的条款。

（4）良好的服务

供应商提供的售前、售中、售后服务也是认证供应商的一个必要条件。供应商能否提供良好的服务，对企业生产经营活动具有重大影响。

釆购认证人员要综合考虑上述四个方面因素，要恰当地处理质量与成本、供应、服务等要素之间的关系，不同的物料、不同的应用场合应釆用不同的策略，不能采取“一刀切”的方法。

此外，采购部门尽可能地从同一个供应商那里采购不同种类的物料，这样可以节省管理费用，与供应商发展更为密切的关系，釆购人员有更大的谈判余地，获得供应商更大范围的折扣。

2。把握认证供应商的指标

除质量、价格、供应和服务几个因素外，采购认证人员还要考虑其他评价供应商的指标。主要应考虑的指标包括：影响报价的可能因素、生产柔性、供应的可靠性、供应能力、供应商的稳定性与可靠性、供应商配合企业项目开发的创造性贡献、位置和按时运送、供应商存货以及售前和售后服务能力和态度等。

认证人员要全面衡量这些评价指标，对最适合产品和最可靠供应商做出比较，得岀最优价格。认证人员巧妙地运用各种可能的解决方法，以获取最大的采购利益。

3。成立联合工作小组

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在采购认证过程中，为保证认证工作的顺利进行，釆购部：门要与供应商建立一个联合工作小组来实施采购认证工作。小;组成员不仅要包括采购人员，而且也要有质量、生产、技能。:联合工作小组必须同时得到制造商和供应商领导层的支持。

【采购感悟】

采购认证的技巧在于要对供应商的产品质量、价格、供应能力和服务进行全面的认证。

采购文件与资料的妥善保管

釆购部门的文件相当重要，必须加以细分和妥善保管，否则，不仅难以查找，而且会影响到以后的生产。日本人发起并推广了“5S”运动，有的企业的“5S”制度中就包括“30秒钟以内将所需的文件、资料或单据找出来”这种条款，如果不将它们归类存放，恐怕30分钟也找不岀所需的东西来。

1。采购文件

釆购文件主要包括以下几类，应按不同类型用不同的文件夹分别予以存放：

（1）IS09000，ISO14000文件；

（2）运作程序、作业指导书、表格；

（3）图纸和或技术资料。

2。采购资料及单据

不同企业的采购资料及单据不尽相同，但绝大部分企业的采购部应保存下列资料或单据：

（1）釆购合同

采购合同是釆供双方之间签订的具有法律效力的协议，是受害方向违约方索赔的重要依据。采购合同是釆购部的重要资料之一，应单独用文件夹进行保管。

（2）报价单

有效的报价虽会被及时输入到MPR电脑系统中去，但纸质报价单还是非常有必要按供应商来分类保管以备査询，供应商通过E-mail或其他电子方式的报价也应打印出来保存。