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第一章 提高修养促进管理者自我成长（第6页）

8．先管理时间，再管理事业

【原文】

子在川上曰：“逝者如斯夫，不舍昼夜。”

【译文】

孔子在河边，叹道：“消逝的时光就像这河水一样啊，日夜不停地流去。

【评析】

如果试问一句管理者：“你每天很忙吗?”管理者们的答案几乎惊人得一致：“忙”。可为什么这么忙呢?不少管理者都有这样的感慨：“忙了一天，也不知道忙了什么，时间还不够用。”却很少有人意识到需要重视“时间管理”。

著名管理学家彼得·德鲁克说：“不能管理时间的人，便什么也不能管理。时间是世界上最短缺的资源，除非严加管理，否则就会一事无成。”但遗憾的是，许多企业的管理者在审视企业的资源时，往往会对企业所拥有的人、财、物资源细加思量，却任由自己的时间资源在不经意中被挥霍掉。

其实，只要有效地运用时间，就可以提高工作效率，在相同的时间里做更多的事，而且做得更好，成为出色的管理者。如何才能有效地运用时间呢?

有研究证明，每个人在一天当中都存在一个可以称为高效时段的最佳时间。大多数人早上最为清醒，也有些人下午的状态最好，当然也有人晚上工作效率最高。管理者可以根据不同时间段工作有效程度的大小而安排工作。比如，把最具挑战性的工作分配到最能胜任的时间里去完成。

18世纪的一位思想家马修·亨利说过一句话：“成大事者必起大早。”迪斯尼的老总罗伯特·爱格尔就合理利用清早与深夜的安静时间进行高效工作，每天4：45起床，到健身房锻炼，6：00进入办公室，阅读各种资料，开始处理用不同颜色标记的各种文件，整理一天确定要回的电话，签署支票，确定当天的日程，直到7：00举行一天当中的第一次会议。“我想人们都有自己的生理节奏，”他说，“不过对我来说，早晨是巅峰时刻，那时候比较心平气和一点。”

珍妮特·瓦格纳是纽约市雅诗兰黛集团公司董事会副主席，他总是喜欢把一些例行公事，如签署信函、开支票等日常事务安排在一天快要结束、大脑感到疲倦的时候再处理。瓦格纳说：“如果我真要解决什么重要问题，我会选择周末的专门时间或清早的安静时间来处理，甚至凌晨3：00可能会是非常有创造力的时间。”

除了为自己找到高效时段，管理者还需要在工作时保持专注度。在某一时期，管理者的目标应该尽可能纯粹一些，如果眉毛、胡子一把抓，效果自然不会好。设法安排出不受外界干扰、相对集中在一起的工作时间，是进行时间管理的有效途径。对电话进行筛选、过滤，将不期的来访者挡在门外，或者找一个暂时不为人知的工作场所，是非常时期提高工作效率的重要举措。

曾国藩曾提出“读书不二”法则，这是指在读书的时候，如果东翻西阅，自然会分散一个人的注意力。同样，管理者在开展某项工作的过程中，如果总是被别的事情打断，也会影响工作效率，原因在于：人们在继续该项工作之前，只有重新审视自己的工作进度，理顺自己的思维，调整自己的注意力，以便重新进入角色，才能在停顿的地方接着干下去。而且工作性质越复杂，花费的时间就越多，影响也就越大。

有位年轻人工作非常努力，却毫无收获，为此他非常苦恼，去找法国著名的昆虫学家、科普专家法布尔倾诉。法布尔对年轻人充满了同情，同时又赞许他不知疲倦的努力：“看来你是一个希望献身科学的有志青年!”

这位年轻人说：“的确如此!我爱科学，也爱文学，同时，对音乐和美术也有很大的兴趣。”法布尔明白了年轻人的苦恼，微笑着从口袋里掏出一把凸透镜对着太阳，当凸透镜的光集中到纸上一个点的时候，那张纸很快就被点燃了。

此时，法布尔对着迷惘的年轻人说道：“把你的精力集中到一个点上，就像透镜一样。”

管理者还要合理利用零碎时间。宋代大文豪欧阳修很会利用一些零碎时间，他在对友人描述自己的写作生涯时说道：“余平生所作文章，多在三上，乃马上、枕上、厕上也。”原来，欧阳修抓紧在马上、枕上、厕上这些零碎的时间构思，一旦铺开纸笔，则能够做到思如泉涌，文章一气呵成，为后世留下了一笔宝贵的文学财富。

做一个管理者，不仅要善于抓住点点滴滴的时间进行工作的时候，还应该懂得把时间进行合理的规划。我们可以从以下几个方面驾驭时间，提高工作效率：

（1）善于集中时间。

千万不要平均分配时间，应该把你有限的时间集中到处理最重要的事情上，不可以每一样工作都去做，要机智而勇敢地拒绝不必要的事和次要的事。

一件事情发生了，开始就要问：“这件事情值不值得去做?”千万不能碰到什么事都做，更不可以因为反正我没闲着，没有偷懒，就心安理得。

（2）要善于把握时间。

每一个机会都是引起事情转折的关键时刻，有效地抓住时机可以牵一发而动全局，用最小的代价取得最大的成功，促使事物的转变，推动事情向前发展。

如果没有抓住时机，常常会使已经快到手的结果付诸东流，导致“一招不慎，全局皆输”的严重后果。因此，取得成功的人必须要审时度势，捕捉时机，把握“关节”，做到恰到“火候”，赢得机会。

（3）要善于协调两种时间。

对于一个取得成功的人来说，存在着两种时间：一种是可以由自己控制的时间，我们叫做“自由时间”；另外一种是属于对他人他事的反应时间，不由自己支配，叫做“应对时间”。

这两种时间都是客观存在的，都是必要的。没有“自由时间”，完完全全处于被动、应付状态，不会自己支配时间，就不是一名成功的时间管理者。

可是，要想绝对控制自己的时间在客观上也是不可能的。想把“应对时间”变为“自由时间”，实际上也就侵犯了别人的时间，这是因为每一个人的完全自由必然会造成他人的不自由。

（4）要善于利用零散时间。

时间不可能集中，常常出现许多零碎的时间。要珍惜并且充分利用大大小小的零散时间，把零散时间用来去做零碎的工作，从而最大限度地提高工作效率。

（5）善于运用会议时间。

召开会议是为了沟通信息、讨论问题、安排工作、协调意见、做出决定。很好地运用会议的时间，就会提高工作效率，节约大家的时间；运用得不好，则会降低工作效率，浪费大家的时间。

时间对每一个人都是均等的，成功与否，关键就在于你怎么利用每天的24小时。会用的，时间就会为你服务；不会用的，你就为时间服务。诚如鲁迅先生所说的那样：“时间就像海绵里的水，只要愿挤，总还是有的。”对于管理者来说，对时间的珍视应该成为一种自觉的行动，想方设法挖掘时间的潜在价值。管理者是企业的核心人员，往往主宰着企业的生命，浪费自己的时间就等于扼杀企业的生命。