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在工作中要有明确的目标,因为只有目标明确,才会有动力,有冲劲,才能将所有的积极性调动起来;对自己的工作要有明确的规划,才能使自己的思维条理清晰,取得事半功倍的效果。
1.做事要有主有次,条理清晰
生活中,虽然各种事情纷沓而至,令人应接不暇,但是总有轻有重、有缓有急。而大多数成功人士,所以能够取得成就,与他们善于分清主次、来统筹利用时间,把它用在最高回报的地方是密不可分的。
在大多数情况下,普通的人总是根据事情的紧迫程度,而不是事情的优先程度来安排先后顺序,这样的做法是被动而非主动的。相反,那些成功的人士一般不会这样工作,他们总是以分清主次的办法处理事情。
美国伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普向效率专家艾维·利请教“如何更好地执行计划”的方法。
艾维·利声称可以在10分钟内就给舒瓦普一样东西,这东西能把他公司的业绩提高50%。然后他递给舒瓦普一张空白纸,说:“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事情。”舒瓦普用了5分钟写完。艾维·利接着说:“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司重要性的次序。”这又花了5分钟。艾维·利说:“好了,把这张纸放进口袋,明天早上第一件事是把纸条拿出来,做第一项最重要的事。不要看其他的,只是第一项。着手办第一件事,直至完成为止。然后用同样的方法对待第2项、第3项……直到你下班为止。如果只做完第一件事,那也不要紧,你总是在做最重要的事情。”艾维·利最后说:“每天都要这样做,只用10分钟时间——你对这种方法的价值深信不疑之后,安排你公司的人也这样做。这个试验你喜欢做多久就做多久,然后给我寄支票来,你认为值多少就给我多少。”
一个月之后,舒瓦普给艾维·利寄去一张2。5万美元的支票,还有一封信。信上说,这是他一生中最有价值的一课。
5年之后,这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂。人们普遍认为,舒瓦普取得成功是由多方面原因促成的,但艾维·利提出的方法对小钢铁厂的崛起却是重要的因素之一。
成功专家提示人们,工作时间管理的精髓即在于:分清轻重缓急,设定优先级。
面对每天大大小小、纷繁复杂的事情,如何分清主次,把时间用在最有价值的地方,一般来说,有三个判断标准:
(1)你必须做什么
这有两层意思:是否必须做,是否必须由我做。非做不可,但并非一定要你亲自做的事情,可以委派别人去做,自己只负责督促。
(2)什么能给你最高回报
应该用80%的时间做能带来最高回报的事情,而用20%的时间做其他事情。最高回报的地方,也就是最有价值的地方。这要求我们必须辩证地看待“勤奋”。“业精于勤荒于嬉”。勤,在不同的时代有其不同的内容和要求。过去,人们将“三更灯火五更鸡”的孜孜不倦视为勤奋的标准,但在快节奏高效率的信息时代,勤奋需要新的定义了。勤要勤在点子上(最有价值的地方),这就是当今时代“勤”的特点。多年前,日本大多数企业家还把下班后加班加点的人视为最好的员工,如今却不一定了。他们认为一个员工靠加班加点来完成工作,说明他很可能不具备在规定时间内完成任务的能力,工作效率低下,而社会只承认有效劳动。
勤奋已经不是时间长的代名词,勤奋是最少的时间内完成最多的目标。
苏格拉底说:“当许多人在一条路上徘徊不前时,他们不得不让路,让那些珍惜时间的人赶到他们的前面去。”
(3)什么能给你最大的满足感
回报最高的事情,并非都能给自己最大的满足感,均衡才会和谐满足。因此,无论你地位如何,总需要分配时间给予人满足和快乐的事情。惟有如此,工作才是有趣的,也能保持工作的热情。通过以上“三层过滤”,事情的轻重缓急应该泾渭分明了,然后,以重要性优先排序,并坚持按这个原则去做。你将会发现,再没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间、创造价值了。
2.办事前要有周密的计划
做事有备才能无患。与熟悉的人交流需要准备,与陌生人交流更应该准备。只有事先尽量准备周密,才能在与对方交流的时候多几分胜算。
一次,拿破仑·希尔应邀向俄亥俄监狱的服刑人员发表演说。他一站上讲台,就看到眼前的服刑人员中有一位是他在10年前就已认识的约翰,从前他曾是一位成功的商人。
希尔演讲完后,与约翰见了面,谈了一会儿,了解到他因为伪造文书而被判20年徒刑。听完他的遭遇之后,希尔说:“我要在60天之内,使你离开这里。”
约翰摇了摇头,脸上露出苦笑,回答说:“我很佩服你的精神,但对你的判断力却深感怀疑。你可知道,至少已有20位具有影响力的人士曾经运用他们所知的各种方法,想使我获得释放,但一直没有成功。这是办不到的事!”
或许就是因为他最后的那句话——“这是办不到的事”,向希尔提出了挑战,他决定向约翰证明,他一定可以办得到。
希尔回到纽约,请他的妻子收拾好行李,准备在哥伦布市——俄亥俄州立监狱所在地,停留一段时间。
希尔的脑海中有一个“明确的目标”,这个目标就是要把约翰弄出俄亥俄监狱,并仔细地做了考虑,制定了详细的计划。他和妻子来到哥伦布市。
第二天,希尔前去拜访俄亥俄州州长,向他表明了此行的目的。希尔是这样说的:“州长先生,我这次是来请求你下令把约翰从俄亥俄州立监狱中释放出来。我有充分的理由,请求你释放他。我希望你立刻给他自由,而且我准备留在这儿,等待他获得释放,不管要等待多久。在服刑的期间,约翰已经在俄亥俄州立监狱中推出一套函授课程,你当然也知道这件事:他已经影响了俄亥俄监狱中2518名囚犯中的1728人,他们都参加了这个函授课程。
“他已经设法获得足够的教科书及课程资料,从而使得这些囚犯能够跟得上功课。更难得的是,他这样做并未花费州政府的一分钱。监狱的典狱长及管理员告诉我说,他一直很小心地遵守监狱的规定。当然了,一个能够影响一千七百多名囚犯努力学习的人,绝对不会是个坏家伙。我来此请求你释放约翰,因为我希望你能指派他担任一所监狱学校的校长,这将使得美国其余监狱的16万名囚犯获得学习向善的良好机会。我准备担负起他出狱后的全部责任。以上就是我的要求,但是,在您给我回答之前,我希望您知道,我并不是不明白,如果您将他释放之后,您的政敌可能会借此机会批评您。事实上,如果您将他释放,而且,您又决定竞选连任的话,这可能会使您失去很多选票。”
俄亥俄州州长维克·杜纳海听完后,紧握了拳头,宽广的下巴显示出坚定的毅力。他说:“如果这些就是你对约翰的请求,我将把他释放,即使这样做会使我损失5千张选票,也在所不惜。”
这次说服工作就如此轻易地完成了,而且整个过程费时竟然不超过5分钟。3天以后,州长签署了赦免特状,约翰走出了监狱的大铁门,他再度恢复了自由之身。
我们可以看到,希尔之所以能够成功地说服州长,与他的周密考虑和精心安排是分不开的。希尔事先了解到:约翰在狱中的行为良好,为1728名囚犯提供了良好的服务。当他创办了世界上第一所监狱函授学校时,他同时也为自己打造了一把打开监狱大门的钥匙。人生的计划是由无数个点滴计划构成的,只有把每一个小计划做好,你的人生才会演绎得更加绚丽多彩。3.目标明确才不会迷失方向
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