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第九章 如何与上级进行有效的沟通（第4页）

4．选择好汇报的时机

聪明的下属不仅善于向领导汇报工作，而且还会把握恰当的时机。

某个机关有位科长工作很认真又能干，但是处长却对他牢骚满腹，原因是这位科长常常向处长提出下属或自己的计划，而时机总是不凑巧。比如：

处长准备外出时；

处长心情不好时；

处长正忙时。

就常识而言，这些时候应尽力避免向上司提出烦琐、麻烦的问题。但这位科长不知是运气不好，还是其他什么原因，他总是碰上这种时候和处长谈工作。最后处长终于忍不住了，沉下脸对他说："非要现在说吗?你没看到我现在正忙吗?"自此以后，这位科长在要给处长谈工作时，总会先确定一下处长是否有空。在进处长办公室时，还会问一句："您现在是否有空?"说完，他就说："有……"这个时候处长忍不住说："有什么事快说，我还有事，别这么啰嗦！"如此这位科长真有点不知所措了。

要成为上司的好助手，应该耳聪目明，手脚灵活，能够关心自己周围和整体的事情。尤其要用心观察周围的动态，正确地掌握对方的心理，然后再采取行动，如果那位科长能事先掌握处长的情况，再说"现在是否方便"，就不会弄错汇报工作的时机了。

7。掌握给上司提异议的技巧

在迫不得已的时候，需要给上司提异议。一般情况下没有人肯冒这个险，惹上司发怒，是一件棘手的事，不过还是有化解技巧的。

帕特丽夏·科克女士是马萨诸塞州智囊团的成员，她工作精干而颇有建树。但始终没有被提升。终于在某一天，她为这事与上司争了起来。

"在争论中，我们互不相让，气氛十分紧张，"这位女士后来回忆说："然而这场唇枪舌战之后不久，我就不得不离开了那家公司。"

非常遗憾，科克没有遵守同上司打交道的基本规则：没有把握取胜，别轻易向"头儿"开战。不过这并不意味应当尽量避免与上级冲突。对一位不甘寂寞的下属来说，至关重要的恰恰不是唯唯诺诺，而是把自己的不同见解恰到好处地向上司表明。而避免矛盾，只能暂时奏效，如长此以往，下属吃不香睡不甜，人格受贬，上司则耳不聪目不明，指挥无当。

如何才能做到既提出异议，而又不冒犯上司呢?以下几条规则也许对一些欲言又止的下属们有些参考价值。

1．选择恰当的时机

在找上级阐明自己不同见解时，先向秘书了解一下这位头头的心情如何是很重要的。

即使这位上司没有秘书也不要紧，只要掌握几个关键时间就行了。当上司进入工作最后阶段时，千万别去打扰他；当他正心烦意乱而又被一大堆事务所纠缠时，离他远些；中饭之前以及度假前后，都不是找他的合适时间。

2．有火先把它消掉

如果你怒气冲冲地找上司提意见，很可能把他也给惹火了。所以你应当使自己心平气和，尽管你长期已积聚了许多不满情绪，也不能一古脑儿抖落出来，应该就事论事地谈问题。因为在上司的眼里，一个对公司持有怀疑态度，充满成见的下属，是无论如何无法使他重鼓干劲的，这个下属也就只能另寻出路了。

3．鲜明地阐明争论点

当上司和他的下属都不清楚对方的观点时，争论往往会陷入僵局，因此下属提出自己的见解时必须直截了当，简明扼要，能让上级一目了然。

在纽约市政部门任职的一名科长克莱尔·塔拉内卡很少与上级有摩擦，但并不是说她对上司百依百顺，她会把自己的不同意见清楚明了地写在纸上请上司看。"这样能使问题的焦点集中，有利于上司去思考，也能让上司有点回旋的余地。"她说。

4．提出解决问题的建议

通常说来，你所考虑到的事情，你的上级早已考虑过了。因此如果你下能提供一个即刻奏效的办法，至少应提出一些对解决问题有参考价值的看法。

5．站在领导的立场上

要想与上级相处得好，重要的是你必须考虑到他的目标和压力，如果你能把自己摆在上级的地位看问题、想问题，做他的忠实合伙者，上级自然而然也会为你的利益着想，有助你完成自己的目标。

8。提建议前准备要充分

提建议其实就是批评的一种，目的是为了改进工作，既然有建议就意味着上司在工作中有所失误，所以，建议切忌明目张胆。

每一个人都有一个或多个想法，而且一常常自信这些想法若被实施将会大大提高组织的工作效率。真正有事业心的人难免向领导提供建议，做这种事应注意的是不必太急。

首先，从上司的角度来看，你的想法也许没什么了不起--事实上，也许很不成熟。而且，你要记住，他的看法与你完全不同。有许多内在的因素你大概并不十分清楚，但当它们与其他事物放在一起时，就很可能明显地表现出来。你的建议有可能使你的上司与组织的其他成员，包括他的上司在内的人发生冲突。至少，实施你的建议很可能耗费他的时间。即使你认为，从长远的观点来看，你的建议会节省他的时间，但你要记住，管理者往往是注重短期行为的。

还有一个因素值得考虑：提出一个改进工作的建议，事实上意味着你认为目前的工作并不理想。换句话说，这里面含有一种批评的弦外之音。接受你的建议意味着，在他的工作中有不足之处。但不容忽视的是，上司有时也很自负，他们不愿承认他们工作中有不当之处，在下属面前尤其如此。

因此，当你想提建议时，应当慎重。

1。注意选择提出建议的时间和地点。如果要提的建议有助于解决上司正在认真思考的事的话，那么很显然，你在这时提出的建议一定会引起他的重视。而且，上司在情绪良好的时候一般更容易接受你的意见。还有，给上司提建议时，无人在场要比有人在场好，除非你有把握相信，其他人会支持你的建议，并且上司对他们的支持反应良好。

2。提建议的方式以尽可能少地打扰上司的日常工作为宜。通常的方法是事先做好大量与实施的建议有关的工作。例如，如果你认为上司应该通知生产部门注意某些顾客对产品质量的抱怨，那么，你可先试着为上司起草一份材料。如果你很了解上司的话，那你在提建议的时候就可以把这封信交给他。一般而言，让上司签字总比让他撰文要容易得多。

3。从上司的角度考虑事情，不要竭力向他提出你的任何主张。推行组织变革很像打台球，当你瞄球的时候，不仅要考虑球要往哪里打，而且还要考虑它碰上别的什么球以及它们又滚向哪里。现代组织是一个由许多相互关联、极为敏感的部门组成的复杂的有机体。身处高位的上司比你更能看到并估价这些部门之间的相互作用。但是，只要你密切注视正在发展的事物，只要你留意在你工作范围内的其他能表明或影响上司观念和行为的文件，你就能提出既有利于你也有利于你的上司和组织的建议。

为了使你的建议得到上司的采纳，在提建议时，应注意以下几点:

1．不可抱着改变对方主意的心情和他争论，也不要试图去"赢"这场争吵，只要陈述自己的观点就可以了，但也不应该让人感到你在说教。

2．强调共同之处。差不多任何争执，都有某些双方同意的见解，应该强调这些；如果过分强调分歧的意见，必然使对方不服。

3．不要以表达不同见解来证明自己高人一等。

4．在你不同意对方的意见之前，必须要先了解对方的立场，以求没有误解对方的意思。不过，在未澄清之前，切忌假定意见已有分歧。