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第8章 提升效率 别让瞎忙耽误了你做事要专注和有条理（第1页）

世界上最著名的效率提升大师博恩·崔西曾经说过：“一个人专注于同一件事，比同时涉猎多个领域好得多，获得成功的几率也更大。”这便是专注的力量。生活中很多人整天都忙忙碌碌，最后却与成功渐行渐远，也是因为缺乏专注。其实，很多人都很努力，也拥有成功的才能，只是因为缺乏专注的精神，才让自己不断瞎忙，最终碌碌无为。专注的人更容易获得成功，也更容易利用好时间。

分清主次，有条理有秩序地做事

培根有这么一句话:敏捷而有效率地工作，就要善于安排工作的次序，分配时间和选择要点。只是要注意这种分配不可过于细密琐碎，善于选择要点就意味着节约时间，而不得要领地瞎忙等于乱放空炮。

一位企业家曾谈起了他遇到的两种人。

有个性急的人，不管你在什么时候遇见他，他都表现得风风火火的样子。如果要同他谈话，他只能拿出数秒钟的时间，时间长一点，他会伸手把表看了再看，暗示着他的时间很紧张。他公司的业务做得虽然很大，但是开销更大。究其原因，主要是他在工作安排上七颠八倒，毫无秩序。他做起事来，也常为杂乱的东西所阻碍。结果，他的事务是一团糟，他的办公桌简直就是一个垃圾堆。他经常很忙碌，从来没有时间来整理自己的东西，即便有时间，他也不知道怎样去整理、安放。

另外有一个人，与上述那个人恰恰相反。他从来不显出忙碌的样子，做事非常镇静，总是很平静祥和。别人不论有什么难事和他商谈，他总是彬彬有礼。在他的公司里，所有员工都寂静无声地埋头苦干，各样东西安放得也有条不紊，各种事务也安排得恰到好处。他每晚都要整理自己的办公桌，对于重要的信件立即就回复，并且把信件整理得井井有条。所以，尽管他经营的规模要大过前述商人，但别人从外表上总看不出他有一丝一毫慌乱。他做起事来样样办理得清清楚楚，他那富有条理、讲求秩序的作风，影响到他的全公司。于是，他的每一个员工，做起事来也都极有秩序，一片生机盎然之象。

你工作有秩序，处理事务有条有理，在办公室里决不会浪费时间，不会扰乱自己的神志，办事效率也极高。许多人通常不知道把工作按重要性排队。他们以为每项任务都一样重要，只要时间被工作填得满满的，他们就会很高兴。然而懂得安排工作的人却不是这样的，他们通常会按重要性顺序去展开工作，将要事摆在第一位。

伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普承认曾会见过效率专家艾维·利。会见时，利说自己的公司能帮助舒瓦普把他的钢铁公司管理得更好。舒瓦普承认他自己懂得如何管理但事实上公司不尽如人意。可是他说需要的不是更多知识，而是更多行动。他说：“应该做什么，我们自己是清楚的。如果你能告诉我们如何更好地执行计划，我听你的，在合理范围之内价钱由你定。”

利说可以在10分钟内给舒瓦普一样东西，这东西能把他公司的业绩至少提高50％。然后他递给舒瓦普一张空白纸，说：“在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”

过了一会又说：“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这花了大约5分钟。利接着说：“现在把这张纸放进口袋。明天早上第一件事是把纸条拿出来，做第一项。不要看其他的，只看第一项。着手办第一件事，直至完成为止，然后用同样方法对待第二项、第三项……直到你下班为止。如果你只做完第五件事，那不要紧，你总是做着最重要的事情。之后，叫你公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。”

整个会见历时不到半个钟头。几个星期之后，舒瓦普给艾维·利寄去一张2．5万元的支票，还有一封信。信上说从钱的观点看，那是他一生中最有价值的一课。后来有人说，5年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂，利提出的方法功不可没。这个方法还为查理斯·舒瓦普赚得1亿美元。

要事第一，就是先做最重要的事情。这也是做事的一个基本原则。一个优秀的年轻人非常明白轻重缓急的道理的，他们在处理一年或一个月、一天的事情之前，总是按分清主次的办法来安排自己的工作。因此，开始做事之前，他们总要好好地安排工作的顺序，谨慎地做好这件事。

刘丽是某私企经理秘书，几年前刚进公司时，刘丽还脱不了“学生气”，做事总分不清主次，每次经理布置工作时，她都认真记录，可到具体执行时便因种种原因“走样”：不是丢三落曲，就是缺东少西。

有一次经理出差，临走前让刘丽起草一份重要的发言报告，以备他一周后回来开会用。刘丽认为时间很充裕，可以慢慢准备。其后几天，刘丽只管忙着处理其他日常事务。转眼到了第六天，刘丽突然想到，经理第二天就要回来了，可报告还没开始动笔，不巧的是，刘丽这天的事情又特别多，上午要替经理参加朋友的开业庆典，下午又要接待已提前预约的客户。

等一切处理妥当，已临近下班，刘丽只好准备回家连夜赶写报告。当刘丽坐到电脑前开始写报告时，却突然发现，有些背景资料忘记带回家了，这可怎么办?第二天，刘丽只好一早就冲到办公室狂赶报告，总算在经理上班前勉强把报告写完了。

开完会后，经理把刘丽叫到办公室，开门见山地质问她这一个星期的工作状况，然后严肃地说：“你有一个星期的时间，为什么交出这样没水平的报告，甚至还有一大堆错字?”刘丽这才意识到事情的严重性，便老老实实地讲述了报告的完成过程，等着被“炒鱿鱼”。不料，经理长叹一声说：“你们这些刚毕业的年轻人，有热情但不够成熟，做事情完全分不清主次先后。”随后，经理一笔一画在白纸上写下十个字：“要事第一，要务优于急务”，他语重心长地告诉刘丽：“秘书的工作很琐碎，但是一定要分清主次，才能把工作做好。”

经理的一席话，让刘丽茅塞顿开。从那以后，她抱着“要事第一”的原则，做事前先安排好顺序，忙而不乱，最后受到了经理的表扬。

要事第一的观念如此重要，但却常常被我们遗忘。我们必须让这种重要的观念成为一种工作习惯，每当一项新工作开始时，都必须首先让自己明白什么是最重要的事，什么是我们应该花最大精力重点去做的事。

然而，分清什么是最重要并不是一件容易的事，工作中，我们常犯的一个错误就是将紧急的事情视为重要的事情。

其实，紧急只是意味着必须立即处理，比如电话铃响了，尽管你正忙得焦头烂额，也不得不放下手边的工作去接听，它们通常会给我们造成压力，逼迫我们马上采取行动，但它们却不一定很重要。

那么，什么才是重要的事情呢?通常来说，重要的事情应是那些与实现公司和个人目标有密切关联的事情。

根据紧迫性和重要性，年轻人可以将每天面对的事情分为四类：重要而且紧迫的事；重要但不紧迫的事；紧迫但不重要的事；不紧迫也不重要的事。

在工作中，只有积极合理高效地解决了重要而且紧迫的事情，年轻人才有可能顺利地完成其他工作；而重要但不紧迫的事情则要求我们应具有更多的主动性、积极性、自觉性，早做准备，防患于未然。剩下的两类事或许有一点价值，但对完成工作没有太大的影响。

第一次就把事情做对

年轻人提高自己的工作效率是职场最迫切的需求。有一句名言：“成功不稀奇，关键在速度!”是的，在信息飞速发展的今天，成功不再是以时间的长短和工作经验的多少来衡量的，而是以你的工作效率来作为标准。工作效率体现了你的工作能力和创造的价值。

首先，“第一次就把事情做对”是提高工作效率的最佳途径。

有位广告经理曾经犯过这样一个错误，由于完成任务的时间比较紧，在审核广告公司回传的样稿时不仔细，在发布的广告中弄错了一个电话号码，服务部的电话号码被他们打错了一个。就是这么一个小小的错误没做到位，给公司导致了一系列的麻烦和损失。

我们平时最经常说到或听到的一句话是：“我很忙。”是的，在上面的案例中，那位广告经理忙了大半天才把错误的问题料理清楚，耽误的其他工作不得不靠加班来弥补。与此同时，还让领导和其他部门的数位同仁和他一起忙了好几天。如果不是因为一连串偶然的因素使他纠正了这个错误，造成的损失必将进一步扩大。

平时，在“忙”得心力交瘁的时候，我们是否考虑过这种“忙”的必要性和有效性呢?假如在审核样稿的时候那位广告经理稍微认真一点，还会这么忙乱吗?“第一次就把事情做好”，在我参加工作之后不久，有一位领导就告诉过我这句话，但一次又一次的错误告诉我，要达到这句话的要求并非易事。

第一次没做好，同时也就浪费了没做好事情的时间，返工的浪费最冤枉。第二次把事情做对既不快、也不便宜。

“第一次就把事情做对”是著名管理学家克劳士比“零缺陷”理论的精髓之一。第一次就做对是最便宜的经营之道!第一次做对的概念是中国企业的灵丹妙药，也是做好中国企业的一种很好的模式。有位记者曾到华晨金杯汽车有限公司进行采访，首先映人眼帘的就是悬在车间门口的条幅——“第一次就把事情做对”。

企业中每个人的目标都应是“第一次就把事情完全做好”，至于如何才能做到在第一次就把事情做对，克劳士比先生也给了我们正确的答案。这就是首先要知道什么是“对”，如何做才能达到“对”这个标准。

克劳士比很赞赏这样一个故事：

一次工程施工中，师傅们正在紧张地工作着。这时他手头需要一把扳手。他叫身边的小徒弟：“去，拿一把扳手。”小徒弟飞奔而去。他等啊等，过了许久，小徒弟才气喘吁吁地跑回来，拿回一把巨大的扳手说：“扳手拿来了，真是不好找!”