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第二章 组织架构与管理制度（第6页）

+进出口文件及手续之申请。

+电脑作业与档案管理。

+承办保险、公证事宜。

3。对工作时间分配而言

从占用的时间上看，釆购部门的工作大部分是花费在文书处理上，比例占50%；其次是跟催占20%；推销员访谈及品质问题的处理占10%，电话联络及开会则各占5%，参见图2-9。由此图2-9可以看出，传统采购人员的工作投入时间过于作业化（Operational），因此，对采购部门工作绩效的提升受到影响。

今后，具有领导地位的采购人员，应将他们的时间重新规划及支配，投入到策略性的工作中去，参见图2-10o谈判（议价）占20%；价值分析占15%；选择供应商占15%；品质改进占15%；寻找替代来源占10%；文书作业只剩5%。

釆购人员的工作内容，经此改变，不但可提升其地位，对企业的贡献更大。

【采购感悟】

明确采购职责，有利于采购部门内部的合作，也利于各部门间的工作协调。

采购人员的必备素质

商品采购是企业正常进行生产的开端，釆购工作的好坏，不仅影响到整个企业的生产进程，而且影响到产成品的质量高低。对商业企业来讲，采购商品的品种、质量、数量等直接影响到商业企业商品的销售工作与服务质量；对工业企业而言，釆购的原材料的质量、数量，不仅影响到产成品的质量，也影响到企业经营的连续性。所以，做好釆购工作意义非常重大。

要做好采购工作，企业必须有一支高素质、有战斗力的采购队伍。采购人员素质是指釆购人员的思想、天资、知识、品德能力的总称，即采购员应具备的基本条件。通常，一个好的合格的采购人员应具有以下几方面的素质：

1。思想品德素质

采购工作没有规律可循，加上釆购行为稽查困难，因此采购工作是“良心工作”。因此，觉悟高、品行端正是一个釆购员必备的基本素质，只有思想品德高尚，才能大公无私、克己奉公、处处为企业着想，不贪图个人小利。在实际工作中，我们发现有许多采购员吃回扣，要好处费，或借采购之机游山玩水，造成企业釆购费用开支过大，或采购商品质量低劣，给企业造成巨大损失。结合企业的实际情况，要求采购人员要做到以下几点：

（1）胸怀坦荡，大公无私。

（2）有很强的工作责任心和敬业精神。

（3）树立良好的职业道德形象，把企业的利益放在首位，严格把好进货关。

（4）良好的心理素质。釆购工作是一项重要、艰巨的工作，要与企业内、外方方面面的人打交道，经常会受到来自企业内外的“责难”，采购人员具有应付复杂情况和处理各种纠纷的能力，在工作中被误解时，能在心理上承受得住来自各方面的“压力”。

2。知识素质

在采购工作中，一方面采购人员要与不同类型的供货商打交道;另一方面，采购的商品品种繁多，规格不一，且市场上商品的供求变化快，为此，采购人员应该具备承担采购任务所需要的相关知识。采购人员应具备的知识素质。

（1）政策、法律知识

政策、法律知识包括国家出台的各种相关法律、价格政策、专营方向，维护国家与企业利益。

（2）市场学知识

了解消费者需要，掌握市场细分策略以及产品、价格、渠道、促销方面知识，合理地选择采购商品的品种，从而保证采购的商品适销对路。

（3）业务基础知识

业务知识包括谈判技巧、商品知识、签约的基本知识等，这是做好本职工作的关键，将有助于与供应商的沟通，能主动进行价值分析，开发新来源或替代品，有助于降低釆购成本。

（4）心理学知识

了解客户的心理活动，把握市场消费者的心理需求，从而提高采购工作的针对性。

（5）自然科学知识

自然科学知识包括自然条件、地理、气候、环境变化以及数理知识和计算机知识。将现代科技知识用于釆购过程，把握市场变化规律，从而提高采购工作的效率与准确性。

（6）文化基础知识

这是其他知识的基础，没有一定的文化基础知识作铺垫是干不好釆购工作的。

3。能力素质

知识丰富不等于能力就强，国外心理学家研究表明，要办好一件事，知识起的作用只有25%，而能力起的作用占75%，可见能力更为重要。要干好采购工作，采购人员同样具有相应的能力，我们把采购人员具备的能力归纳为：

（1）分析能力

分析市场状况及发展趋势，分析消费者购买心理，分析供货商的销售心理，从而在釆购工作中做到心中有数、知己知彼、百战百胜。

（2）协作能力

采购过程是一个与人协作的过程，一方面采购人员要与企业内部各部门打交道，如与财务部门打交道解决采购资金、报销等问题；与仓储部门打交道，了解库存现状及变化等。另一方面采购人员要与供应商打交道，如询价、谈判等，采购人员应处理好与供应商和企业内部各方面的关系，为以后工作的开展打下基础。