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第九章 如何进行采购绩效评估（第5页）

向无纸化釆购靠拢，符合国际环保潮流；EDI的使用可降低釆供双方的库存量、供应商能根据釆购方的最新需求来生产与交货，货款支付也可釆用电子转账，从而可降低釆购总成本。

【采购感悟】

只有掌握了新的采购科技手段，你才能在采购业绩上有所突破。

如何对采购人员进行稽核

为确保采购人员的行为举止符合公司的整体利益，强化采购人员的道德观念，对釆购人员的稽核很有必要。对采购人员的稽核可从以下七个方面进行：

1。选择错误的采购对象

采购人员在选择采购对象时应极为慎重，要采用科学的方法对每个订购对象的产品质量、价格、交付情况、服务水平、信用等级、综合费用等进行定性、定量分析后才能作出决策，如核查情况与所定不符，即可能存在弊端。

2。有意通过中间商购买

某些产品在国内有总代理或其经销商，釆购人员本可通过此种分销渠道釆购，却另行通过了无正式代理分销资格的厂商采购；有时物品可直接向原制造厂商购买，却通过中间商购买。出现这两种情况之一时，都有图利之嫌。

3。采购数量集中一家

如采购物品为通用物品而非专用特殊品，即合乎报价资格的厂商为数不少时，若此物品长期使用，则须经常举行询价;但得标厂商总是固定某家，订购数量亦集中于一家，则可能是买卖双方达成了“默契”。此外，若一次采购同类物品规格多达数十种甚至上百种，而此时某供货厂商的报价在众多产品项

目中全部最低，并由其最后独揽交货数量，则显示，釆购人员有将竞争厂商报价资料泄漏给该厂商之嫌。

4。准购单越级审核

有些釆购主管尽忠职守，对各种可能发生的弊端在其审核准购单时多能事先防范、及时纠正，使得心怀不轨的采购人员几乎无机可乘。但每当釆购主管出差或请假时，居心不良的采购人员即将准购单越级呈请上级主管审核，以期从中牟利。因此，采购主管对于未经其亲自审核的准购单严加盘查，则可发现采购人员的违规行为。

5。生活、行踪可疑

若采购人员与供应商有所勾结，并获取不正当利益后，有些人则无法掩盖其出手阔绰、大方的举止，“大款”的气派;或与供应商交往过密，非同一般，避讳他人。

6。报价单笔迹与图章可疑

某些采购员为“保障”某供应商得标，可能容许报价厂商提供其他竞争者的报价单，以图蒙混并符合釆购手续。但此供应商为掩饰不实的报价单或伪造厂商的报价专用图章或以设有公司抬头的估价单填用。但由报价单的笔迹可看出有时出自同一人；而盖用公司的印章时，故意将“陪标”厂商的资料弄得模糊不清，以盖用公司印章时，故意将“陪标”厂商的资料弄得模糊不清，以防追查。经验丰富、眼光锐利的釆购主管由这些欲盖弥彰的报价单不难追査出蛛丝马迹，继而发现弊端。

7。信函检举

有些供应商对某些釆购人员的贪得无厌不满，可能会以信函的形式揭发检举其强索回扣或滥报费用等情况。因此，釆购主管及稽核人员即可明查暗访，以搜索采购人员的违规行为。

【采购感悟】

通过对采购人员进行稽核，可以挽回企业的部分损失。

采购审计的经验和技巧

随着社会主义市场经济的逐步完善，企业对组织内部的控制变得越来越严格，对采购工作上暴露出来的问题和存在的不良现象给予了高度重视，企业认识到了釆购审计工作是内部管理的重要内容，只有敢于在企业内部引进审计机制，并大力支持审计人员开展工作，对审计工作开“绿灯”，从人、财、物、各方面给予充分保障，才能使审计工作发挥其应有的作用。因此，企业纷纷积极主动开展内部审计活动，并取得了很大成绩，下面我们来看看某石化总厂开展商品采购价格审计的做法和技巧。

1。开展商品采购价格审计的准备工作

（1）建立商品采购领导体制、运行机制和设立价格审计实施机构

1999年，该厂就成立了价格监控领导小组，总厂厂长任组长，有关总厂副职以及商品釆购和监督业务部门的负责人，为价格监控小组成员。业务部门主要包括：计划处、商品中心、技术处、机动处、信息中心、企管处、监察处、审计处等。价格监控领导小组定期开会研究商品釆购价格管理和监督的工作，协调解决商品价格管理监督的重大问题。同年，在人员编制十分紧张的情况下，总厂在审计处增设了价格审计科，的办事机构，并授权价格审计科在总厂及所属的单位范围内，独立行使对商品釆购价格的审计监督权。

（2）明确实施商品价格审计的品种和送审额

经总厂下文公布：总厂及其所属单位，除购买原油以外的原料、材料、燃料、辅料、设备、配件、办公用品、办公家具、劳保用品等各类商品，凡每批采购金额达3000元或单价在2000元以上的，都要报价格审计科事先审计。同时规定，基建或技改项目中的主要商品，每次釆购金额在50万元以上的商品和计算机等办公自动化设备，必须以招标或议标方式进行采购。

（3）明确职责和权限

价格监控领导小组作为商品采购价格监控的领导机构。其主要职责是重大购销事项，制定商品采购的最高和产品销售的最低限价，总厂及各所属单位的领导釆购审批权限分别为：每笔采购金额在5万元（不含5万元）以下，由釆购部门领导批准；每笔10万元以上的，由总厂厂长批准。不管哪级领导批准的商品采购，其价格都要经过价格审计科审核。价格审计科作为总厂购销比价监督管理的常设机构，其主要职责是监督有关部门贯彻执行国家价格方针、政策、法规和总厂控制价格的有关规定，参加大额化工原材料、燃料、设备等的招标工作，提出重大商品釆购和产品销售控制价格的建议；对信誉不好的供货单位和高于市场价格的商品采购有否决权；深入调查研究；倾听各方面意见，对违反总厂价格管理和损害总厂的行为有权提出处理建议。建立价格信息网络系统，及时掌握市场动态，将大额商品釆购的价格输入计算机进行跟踪管理；定期向总厂厂长报告购销比价管理的情况；履行总厂赋予的其他职责。

（4）把商品釆购价格计列入总厂商品釆购程序之中

为使价格审计工作有章可行，总厂制定了《总厂商品采购价格监控管理暂行规定》、《商品釆购价格审批程序》和《商品采购票据审核程序》，明确了从填制价格申报单，到商品釆购票据审计等一系列规章制度和操作程序，使商品采购价格审计成为商品采购业务的必经程序。

2。开展商品采购价格审计的具体方法和技巧

（1）对商品采购计划进行审核

对商品采购计划进行审核，是对商品采购监督的第一关口，属事前审计范畴。主要是督促有关单位严格遵守总厂商品采购计划和管理制度。对于来申报的采购商品、审计人员先要看其是否符合总厂有关部门下达的计划，除因生产突发事件引起的急需商品采购可事后追补计划外，对无计划或计划不符合的商品采购项目，原则上不予批准。

（2）对商品釆购价格进行审核

对商品釆购价格进行审核，是商品采购比价管理过程的一个关键环节，属事中审计范畴。主要是通过对《商品釆购价格申报单》实施审计监督。凡是列入应申报审计的商品釆购项目。采购部门在申报前，先要进行市场调查，进行货比三家的对比分析，做到“同样的产品比质量，同样的质量比价格，同样的价格比服务”。在初步比价的基础上，由申报部门填写《商品釆购价格申报单》。申报单上详细写明申购商品的名称、数量、规格、型号、技术要求、供货单位、联系电话、传真号，特别是货比三家的情况。接到申报单后，价格审计科对申报的采购价格，在规定的时间内进行审计。审计时，审计人员始终坚持质量与价格相统一的原则，不单求价格低，更注重保证满足生产所需要的质量。凡不超过市场平均价或总厂限价的，价格审计科签署同意釆购的意见，否则，须重新报审。采购价格一经审定，釆购部门必须在审定的价格限额内进行采购，不得突破。对具备招标条件的大宗商品采购，必须以招标或议标方式进行采购。这时，价格审计科派出审计人员参加招标或议标的全过程。在审计人员已介入过的招标议标的工作屮，很多次就是因为审计人员坚持自己的合理意见，促使采购价格多则下降几十万元，少则下降几万元。对批量大的商品采购项目，审计人员比较注重广泛地深入调查研究，充分掌握第一手资料，进行一次性审计。

（3）对商品釆购票据的审核

对商品采购票据的审核，就是对已入库的商品的发票进行审核，目的是防止釆购价高于审批价，或未申报就采购以及超额采购的事项发生，这也是价格审计的一个重要环节，属事后审计范畴。采购的商品结算和付款前，釆购人员要带已批的《商品采购价格申报单》、合同、发票、《入库单》等到价格审计科接受审计。对已申报且不超过审批价、质量合格并已验收入库的，价格审计科在购货发票上加盖“价格审计专用章”;对高于审计核准价格的采购项目，审计人员拒绝加盖“价格审计专用章”，并且总厂明文规定财务部门对未盖“价格审计专用章”的发票一律不予报销和结算。采取这样的措施后，有效地保证了对商品采购价格审计效果的实现。